Negócios

Assessorar os diretores, administrando agendas de compromissos nacionais e internacionais de ambos, atuando como interface junto a pares, clientes internos e externos, superiores e equipes.

Efetuar o agendamento de reuniões dos diretores, administrando e solucionando conflitos quando necessário.

Promover suporte para a realização de reuniões ou eventos, de acordo com compromissos firmados pela diretoria, providenciando coffee break, direcionando as ações de serviços de copa, organização logística (transporte, hospedagem, traslados, alimentação, materiais etc.), controlando todas as etapas até sua finalização;

Coordenar o atendimento e recepção a clientes, parceiros e demais visitantes em para eventuais reuniões/eventos na área de atuação dos diretores;

Providenciar toda a logística necessária a viagens de negócios, efetuando reserva em hotel, passagens, translado para os superiores e respectivos visitantes da empresa, conforme designado pelos diretores;

Elaborar e emitir relatórios da diretoria;

Coordenar fluxo de follow up junto a equipes de gerentes de fábrica e gerentes de engenharia de forma a garantir que diretoria receba informações necessárias em tempo hábil;

Efetuar o recebimento e a triagem das correspondências tanto do setor como dos superiores, distribuindo diariamente, protocolando as movimentações, para fins de controle de recebimentos e entregas;

Redigir atas de reuniões realizadas pela diretoria, para fins de multiplicação de informações e tomada de decisões pertinentes;

Cuidar do agendamento e reserva das salas de reuniões da planta sob sua responsabilidade, mantendo a devida organização e controle para conforto dos usuários;

Traduzir documentos diversos para as áreas atendidas (inglês/português), objetivando agilizar as entregas em questão, assuntos estratégicos, propostas de trabalho, divulgação de normas e procedimentos, contribuindo para a sustentabilidade e crescimento dos negócios da companhia;

 Providenciar pagamento de despesas do setor, materiais de escritórios, pagamento de mensalidades de fornecedores, renovação de jornais e revistas, mediante boletos, emitindo documento específico para pagamento, solicitando aprovação do superior e encaminhando ao setor Administrativo para efetivo pagamento;

Receber solicitações em geral, fazendo a interface entre o solicitante e superiores, sob sua responsabilidade, verificando o adequado preenchimento e demais itens relevantes aos processos, repassando ao superior para providências;

Elaborar apresentações sobre assuntos da área (indicadores, segurança, custos, etc.)

Agilidade e inovação

Manter a interação por meio de e-mails e aplicativos de mensagens instantâneas, antecipando e posicionados os superiores nos assuntos tratados, priorizando e objetivando a melhor comunicação para agilizar os processos.

Relacionamentos e Pessoas:

Acompanhar os processos e solicitações pendentes junto aos responsáveis, interagindo de forma assertiva e promovendo comunicação ágil e efetiva.

Conhecimentos, habilidades e requisitos:

Formação: Superior em Administração / Letras ou áreas afins;

Pacote Office (Excel avançado);

Inglês avançado / fluente e noções de Espanhol.